Apostila de Haia em documentos brasileiros: cartório, custo e o que Portugal, Espanha e Itália pedem

A apostila é um certificado que confirma a origem de um documento público: a assinatura, o cargo de quem assinou e, quando houver, o selo ou carimbo ². Ela não certifica o conteúdo e só vale entre países que assinaram a Convenção da Haia ².

Podem ser apostilados documentos públicos e documentos particulares que já tenham firma reconhecida por notário ou autoridade pública ². Documentos de agentes diplomáticos ou consulares ficam fora da Convenção ².

A Resolução 228/2016 do CNJ diz que, desde 14 de agosto de 2016, a legalização de documentos brasileiros para países da Convenção é feita exclusivamente por apostila ¹. A apostila não é exigida quando um tratado do Brasil com o país de destino dispensa a legalização ¹.

Quem apostila são os cartórios extrajudiciais credenciados pela Corregedoria-Geral de Justiça do estado e autorizados pela Corregedoria Nacional de Justiça ^{2 1}. A emissão é obrigatória em todas as capitais desde 14 de agosto de 2016, nos serviços de notas e de registro ^{1 2}. Os cartórios usam o sistema eletrônico Apostil, que substituiu o antigo SEI Apostila ³.

O valor é fixado pelo CNJ por referência: cada apostila custa o mesmo que uma procuração sem valor declarado na tabela de emolumentos do estado ¹. Por isso o preço muda de estado para estado. Documentos pedidos por órgãos do Poder Executivo federal para uso no exterior, no interesse do serviço público, são isentos ¹.

O CNJ mantém um banco de dados nacional em que qualquer pessoa pode conferir online se a apostila existe e a que documento ela está ligada ¹.

Em maio de 2021, o CNJ alterou a Resolução 228 para permitir que documentos nato-digitais, assinados eletronicamente, sejam apostilados só em meio digital ³. Antes disso, até documentos eletrônicos precisavam ser impressos para receber a apostila ³.

Em junho de 2022, o Colégio Notarial do Brasil anunciou o apostilamento eletrônico nos cartórios de notas, ligado à plataforma e-Apostil: você pede num cartório e pode receber o documento apostilado por e-mail ou celular, com um QR Code que a autoridade estrangeira usa para conferir a autenticidade ⁴.

Antes de pedir a versão digital, pergunte ao consulado ou à repartição que vai receber o documento se ela aceita a apostila eletrônica. O consulado da Espanha em São Paulo, por exemplo, pede original e cópia da certidão de antecedentes ⁸.

Portugal. Para os vistos de residência, o MNE pede certidão de registo criminal do país de origem, ou do país onde você mora há mais de um ano, com apostila da Haia ⁶. Menores de 16 anos estão isentos ⁶. Para o NIF, as Finanças aceitam traduções certificadas por notários, câmaras de comércio, advogados ou solicitadores ⁷.

Espanha. No visto de estudos do consulado em São Paulo, a certidão de antecedentes é exigida quando a estada passa de 180 dias, emitida pelo país ou países onde você morou nos últimos cinco anos, original e cópia ⁸. Todos os documentos estrangeiros devem estar apostilados ou legalizados, com tradução quando não estiverem em espanhol ⁸.

Itália. Para valer na Itália, a certidão brasileira leva apostila no documento e na tradução juramentada ¹⁰. A tradução só recebe apostila se for feita por tradutor público inscrito na Junta Comercial do estado ¹⁰.

A certidão de inteiro teor é a versão completa do registro civil. Processos de nacionalidade e de registro civil costumam pedir essa versão. No consulado da Espanha em Salvador, por exemplo, o pedido de nacionalidade pela Lei de Memória Democrática exige certidão de nascimento de inteiro teor, apostilada e emitida há menos de um ano, pedida no cartório no Brasil ⁹. Para esse processo, o consulado dispensa tradução quando o pedido é feito num consulado espanhol no Brasil ⁹.

A certidão de antecedentes criminais da Polícia Federal é gratuita, sai pela internet e vale 90 dias ⁵. Ela só traz "nada consta" e considera condenações com trânsito em julgado ⁵. Se houver homônimo ou divergência no CPF, o sistema gera um protocolo e você vai a uma unidade da PF; a certidão leva até 15 dias ⁵. A PF emite o documento só em português ⁵.

A própria PF avisa que a base dela não reúne todas as informações das justiças estaduais ⁵. Se o consulado pedir certidões estaduais, você precisa tirá-las em cada tribunal.