Apostilla de La Haya en documentos brasileños: cartório, costo y qué piden Portugal, España e Italia

La apostilla es un certificado que confirma el origen de un documento público: la firma, el cargo de quien firmó y, cuando lo hay, el sello o timbre ². No certifica el contenido y solo vale entre países que firmaron el Convenio de La Haya ².

Pueden apostillarse documentos públicos y documentos privados que ya tengan la firma reconocida por un notario o una autoridad pública ². Los documentos de agentes diplomáticos o consulares quedan fuera del Convenio ².

La Resolución 228/2016 del CNJ dice que, desde el 14 de agosto de 2016, la legalización de documentos brasileños para países del Convenio se hace exclusivamente con apostilla ¹. La apostilla no se exige cuando un tratado de Brasil con el país de destino dispensa la legalización ¹.

Apostillan los cartórios extrajudiciales acreditados por la Corregedoria General de Justicia del estado y autorizados por la Corregedoria Nacional de Justicia ^{2 1}. La emisión es obligatoria en todas las capitales desde el 14 de agosto de 2016, en los servicios de notaría y de registro ^{1 2}. Los cartórios usan el sistema electrónico Apostil, que sustituyó al antiguo SEI Apostila ³.

El valor lo fija el CNJ por referencia: cada apostilla cuesta lo mismo que un poder sin valor declarado en la tabla de emolumentos del estado ¹. Por eso el precio cambia de un estado a otro. Los documentos pedidos por órganos del Poder Ejecutivo federal para uso en el exterior, en interés del servicio público, están exentos ¹.

El CNJ mantiene una base de datos nacional en la que cualquier persona puede comprobar en línea si la apostilla existe y a qué documento está ligada ¹.

En mayo de 2021, el CNJ modificó la Resolución 228 para permitir que los documentos nativos digitales, firmados electrónicamente, se apostillen solo en formato digital ³. Antes de eso, incluso los documentos electrónicos debían imprimirse para recibir la apostilla ³.

En junio de 2022, el Colegio Notarial de Brasil anunció la apostilla electrónica en los cartórios de notas, ligada a la plataforma e-Apostil: la pides en un cartório y puedes recibir el documento apostillado por correo electrónico o celular, con un código QR que la autoridad extranjera usa para comprobar la autenticidad ⁴.

Antes de pedir la versión digital, pregunta al consulado o a la oficina que recibirá el documento si acepta la apostilla electrónica. El consulado de España en São Paulo, por ejemplo, pide original y copia del certificado de antecedentes ⁸.

Portugal. Para las visas de residencia, el MNE pide certificado de registro criminal del país de origen, o del país donde vives desde hace más de un año, con apostilla de La Haya ⁶. Los menores de 16 años están exentos ⁶. Para el NIF, Hacienda acepta traducciones certificadas por notarios, cámaras de comercio, abogados o solicitadores ⁷.

España. En el visado de estudios del consulado en São Paulo, el certificado de antecedentes se exige cuando la estancia pasa de 180 días, emitido por el país o países donde viviste en los últimos cinco años, original y copia ⁸. Todos los documentos extranjeros deben estar apostillados o legalizados, con traducción cuando no estén en español ⁸.

Italia. Para valer en Italia, el certificado brasileño lleva apostilla en el documento y en la traducción jurada ¹⁰. La traducción solo recibe apostilla si la hace un traductor público inscrito en la Junta Comercial del estado ¹⁰.

La certidão de inteiro teor es la versión completa del registro civil. Los trámites de nacionalidad y de registro civil suelen pedir esa versión. En el consulado de España en Salvador, por ejemplo, la solicitud de nacionalidad por la Ley de Memoria Democrática exige certificado de nacimiento de inteiro teor, apostillado y emitido hace menos de un año, pedido en el cartório en Brasil ⁹. Para ese trámite, el consulado dispensa la traducción cuando la solicitud se hace en un consulado español en Brasil ⁹.

El certificado de antecedentes penales de la Policía Federal es gratuito, sale por internet y vale 90 días ⁵. Solo trae "nada consta" y considera condenas firmes ⁵. Si hay un homónimo o una divergencia en el CPF, el sistema genera un protocolo y vas a una unidad de la PF; el certificado tarda hasta 15 días ⁵. La PF emite el documento solo en portugués ⁵.

La propia PF avisa que su base no reúne todas las informaciones de las justicias estatales ⁵. Si el consulado pide certificados estatales, debes sacarlos en cada tribunal.